管理技巧帮你统筹时间

相对于其他技能，组织技能是最简单的。比如所有的时间管理建议都包含在一些表格里，在表格里你需要填写你要完成的任务。对于很多人来说，这是最简单也是最常见的。当然，有些人很难制作和填写表格。这是天赋问题，与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力、抽象思维能力无关。时间管理需要一些培训。如果你没有为特殊训练做好准备，你将不会成为一个优秀的时间管理者。 我想向你介绍我的十种时间管理方法。值得注意的是，我并没有称之为“最佳方式”。但是，这些方法对我是有帮助的，希望对你也有帮助。 1.列出每天早上要做的事情。如果你不按顺序做事，你的时间管理就不会有效率。列出每天早上或前一天晚上要做的事情。这份清单包括公事和私事。把它们写在纸上，一本练习册上，你的PDA或其他东西上。在一天的工作过程中，你应该经常查阅它。比如开会前十分钟，看一下自己的记录。如果还有邮件要发，可以利用这个空档完成任务。当你做完记录上的所有事情后，你最好再检查一遍。如果你和我有同样的感受，那么你会在完成工作后，通过检查每一个项目，产生一种满足感。 2.在你的清单上也记录下一步要做的工作。完成计划好的工作后，在你的每日清单上记录下一步要做的工作。如果你的清单排满了，或者某项工作可以改天再做，那么你可以把它算作明天或者后天的工作计划。你想知道为什么有些人告诉你他们要去做一件事却没有完成吗？这是因为他们没有记录这些东西。如果我是经理，我不会告诉我的员工我们都需要做什么。我从不相信他们的记忆。如果他们没带纸和笔，我就借给他们，让他们记录要完成的工作和时限。 3.重新安排一天未完成的工作。现在你有了每天的工作计划，并且你增加了当天要完成的新任务。那么，一天下来没有完成的工作项目怎么办？你可以选择将它们推迟到第二天，并将其添加到明天的工作日程列表中。然而，我希望你不要成为一个拖延者。每天总会有做不完的事情。这样每天的任务单就会比前一天大。如果事情真的很重要，没问题，第二天完成。如果没那么重要，你可以向参与这件事的人解释你没有完成的原因。 4.记住你的预产期。使用你的笔记列表来帮助你记住你的截止日期，包括那些与同事和朋友的截止日期。以我的经验来看，忙于工作的人错过约会的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了还是没做，那么你一定要把它写下来，用时间管理的方法来保证按时完成。如果实在有事不能赴约，可以提前给约会对象打电话。 5.做一个表格，记录下这个月和下个月需要先做的事情。据我所知，很多人开始制定日常工作计划。那么有多少人会在更高的层面上规划自己这个月和下个月需要做的事情呢？除非你从事的是交易工作，否则它的日程永远是短期任务。你经常在每个月底做一个总结，然后在月初开始重新安排。为一个月的工作制定一个清单计划是时间管理中的一个更高层次的方法。同样，您在此表格中列出的内容必须是您必须完成的必不可少的工作。每个月初，把上个月没有完成，但这个月必须完成的工作添加到表格中。 6.写下未来某个时间要做的工作。你的笔记清单不能帮助提醒你完成未来某个时间要做的工作。比如你告诉你的同事，你将和他一起在两个月后完成某项工作。那么你需要有一种方法来记住它，并在未来的某个时间提醒你。我一般用电子日历，因为很多电子日历都有提醒功能。其实保险起见，可以用多种提醒方式。一旦一个不起作用，另一个就会提醒你。 保持你的桌子干净。我从来不相信一个把工作环境搞得一团糟的人会成为优秀的时间管理者。同理，如果一个人的卧室或办公室乱七八糟，他也不会是一个优秀的时间管理者。因为一个好的时间管理者不会花很长时间在一堆乱七八糟的文档中找出需要的材料。 8.把做所有事情需要的文件和资料放在一个固定的地方。随着时间的推移，你可能会完成许多工作任务，所以你应该注意保持一切有序和完整。我一般会把和某个东西相关的东西都放在一起，这样需要的时候查找起来就很方便了。当我彻底完成一项工作后，我会把这些东西集体转移到另一个地方(见方法9)。 9.清理掉你不需要的文件。也许你会感到惊讶。在过去的十年里，我只有一个放文件的抽屉，这些年我所有的工作文件都在那里。我总是把新用的工作文件放在抽屉的最前面，当抽屉满了，我会把抽屉后面的文件清理掉。换句话说，我总是保留一抽屉的文件，总量不会超过这个范围。有些人会把所有的文件都留着，这些看不完的文件资料最终会变成不需要的废纸，很多文件可能再也用不到了。我这里说的文件不包括你的工作手册或者必要的参考资料，而是用来积累的。当然，有时候，我也会找一些用过的文件。虽然它们已经被我清理过了，但我会一直把原件保存在电脑里。