办公室主任如何调动部下积极性?


办公室处理文件、会议和事务很复杂。作为办公室主任,如何处理好与部门同事的关系,是办公室工作能否做好的基础。在所有工作中,如何调动每个人的积极性,充分发挥每个人的作用至关重要。结合几年的工作实践,谈三点体会,向同行学习。

第一,认识人,有责任心。

识人就是要知道下属的德才、人品、作风。虽然大家朝夕相处,在同一个单位的同一个部门工作,但由于素质和才能的不同,即使是同一个人的能力也会因时而异,有的人做事果断雷厉风行的时候也会急躁;有些人足智多谋,温和可亲,但优柔寡断.作为办公室主任,一定要针对每个人的特点,扬长避短。认识人的另一面也包括交朋友。关心下属,满足他们的心理和情感需求,积极帮助下属解决实际困难,是调动他们工作积极性的重要途径。“士为知己者死”,理解、关心、信任、包容、尊重人,刻意营造舒适的环境,容易让人产生理性的共鸣和情感的呼应。因此,作为最直接的上司,你要经常与下属交谈,及时表扬和祝贺你在工作中取得的成绩,在你受到挫折时给予关心和安慰,及时解决同事之间的矛盾,努力营造一个愉快、宽容、理解和友好的氛围,以摆脱尴尬的困境。总之,在相处中要有意识地进行情感投入,给人一种平易近人的感觉,让大家体会到集体的温暖。在讲政治、讲正气、讲原则的前提下,适当放松管理的“缰绳”,尊重人、信任人,给下属同等的心理满足。

作为一个主任,在跑文章、跑会议、跑事务的办公室里不安心,你也不会安心。如果事事亲力亲为,哪怕是儿子孙子,从上到下都忘恩负义,忙得不亦乐乎。聪明的人懂得授权、责任和超脱的艺术,善于在复杂的事务中突破重围,把授权的权利交给下属,充分利用自己的能力,发挥自己的积极性和创造性。这样一方面可以让同事有一定的自主权,有施展才华的空间;另一方面,会极大地激发他们对工作的信任和热情,从而履行自己的职责,履行自己的责任,收获自己的智慧,走向成功,也使他们能够集中精力处理重大问题,种下“责任田”。

第二,崇尚“和谐”,寻求“统一”

办公室人员由于性格、经历、分工的不同,在工作中难免会产生矛盾和不协调。这就要求办公室主任要善于站在全局的高度,充分发挥民主,广泛听取不同意见,提倡与下属“和谐”,搞好团结,增强凝聚力和向心力,充分发挥整体功能。但是,主张和夏“和”,并不是简单的无原则和解。相反,民主是民主的时候,集中是集中的时候,批评是批评的时候。只有“和谐”没有“统一”就是自由主义,只有“统一”没有“和谐”就是家长式作风。为此,在具体工作中,要唱好“总和谐”,主任、副主任、同志之间要相互尊重、相互支持,遇到问题多请教,多通气,自觉做到“计划内齐心协力,外部配合支持”。尽量把内部的“协奏曲”弹好,统筹兼顾,及时集中,大胆决策,真正做到能养、能放、能传、能统一。

在“和”与“统一”的辩证关系中,还要重视一个教育问题,坚持学习制度,用正确的理论引导人,用先进的事迹激励人,用反面典型警示人。同时,要敢于批评下属的缺点和错误,这是真诚关心同事的要求

追求进步,渴望成功,是普通人的共同心理。作为一个部门的“掌门人”,要时刻关心下属的进步和成长,尽力帮助他们向上发展。害怕“作弊”和人才流失,或者以自身利益为出发点,不给同事施展才华的机会,都是错误和短视的。同事在“武大郎开店”的领导下,很难把全部精力投入到工作中。所以要尽量让他们觉得部门领导有办法,有热情支持人才脱颖而出。只有这样,下属才能充分发挥自己的工作积极性和创造性,齐心协力地思考工作。在帮助同志们进步的过程中,大家可以建立起集体荣誉感,积极为每一项具体工作提出想法和建议,形成部门不畏艰难困苦的工作氛围,使个人自觉的工作精神,像撒在血液中的盐一样,融化在部门整体工作中,管理意图融化在同志们的自觉行动中。(徐金芳)

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